Working at the car wash

Management

ServiceplanungFür ihr Servicenetzwerk mit über 600 Servicetechnikern hat die WashTec AGmit MobileX-Dispatch eine Applikation für Smartphones in Betrieb, mit der sich Einsätze disponieren lassen. Zudem stehen Gantt-Diagramme und Karten zur Verfügung.

08. November 2017
Wann der Servicetechniker zu dieser Waschanlage kommt, sagt ihm sein Smartphone. Bild: WashTec AG
Bild 1: Working at the car wash (Wann der Servicetechniker zu dieser Waschanlage kommt, sagt ihm sein Smartphone. Bild: WashTec AG)

Waschanlagen für Pkw und Lkw, Waschstraßen und SB-Waschanlagen von WashTec befinden sich an vielen tausenden Standorten in Deutschland. Über 200 Servicetechniker kümmern sich in drei Regionen, die von den Niederlassungen in Berlin, Düsseldorf und Augsburg gesteuert werden, um die anfallenden Aufträge. Dazu gehören Wartungen, Montagen und Reparaturen. Höchste Servicequalität hat bei WashTec Priorität. Deswegen steht die Auftragsannahme Kunden rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche zur Verfügung. Die Disponenten planen die Einsätze der Techniker und stimmen die Termine mit den Kunden ab. Dies lief bis 2014 über eine Eigenentwicklung von WashTec in SAP CS und mit Excel-Listen für die Auftragsabwicklung der Techniker ab. Diese füllten ihre Berichte in den Papierformularen der jeweiligen Ölgesellschaften aus, die dann ausgedruckt und vom Kunden unterschrieben wurden.

Zeitgemäße Planung

Nach der Einführung einer mobilen Lösung zur Auftragsabwicklung der Techniker beschloss WashTec im Jahr 2012, auch die Einsatzplanung europaweit durch eine zeitgemäße Workforce-Management-Software mit grafischer Karten-darstellung zu optimieren. Die neue Lösung sollte in SAP integrierbar sein. Im August 2013 fiel die Entscheidung schließlich auf MobileX-Dispatch, eine Dispositionslösung mit Gantt-Diagramm und Kartendarstellung. Der Rollout startete im Frühjahr 2014 und umfasst heute neben Deutschland auch den Großteil Zentraleuropas sowie Australien.

Die Tourenoptimierung in MobileX-Dispatch sorgt dafür, dass die Techniker stets auf dem schnellsten Weg zum Kunden unterwegs sind. Wartungseinsätze lassen sich dadurch mit Störungen zu optimalen Routen optimieren und Fahrzeiten drastisch verkürzen. Dabei berücksichtigt MobileX-Dispatch viele wichtige Planungsparameter wie Eckzeiten, Service Level Agreements der Kunden, Prioritäten oder Qualifikationen der Techniker.

Die Fahrzeuge der Techniker sind zudem mit GPS-Geräten ausgestattet. Die GPS-Ortung bietet der Disposition eine optimale Transparenz über die aktuellen Standorte der Techniker. Bei dringenden, ungeplanten Kundenanfragen können sie so schnell reagieren und einen geeigneten Techniker aus der Umgebung des Kunden auswählen. Auch zur stichprobenartigen Plausibilisierung von Fahrten und zur Differenzierung zwischen geschäftlichen und privaten Strecken mit dem Firmenfahrzeug dient die GPS-Ortung.

Um die Statusrückmeldungen der Servicetechniker effizienter zu gestalten, beschloss WashTec, die Techniker zusätzlich zur bestehenden mobilen Lösung mit einer App für Android-Smartphones auszustatten. Auf ihren Smartphones erhalten sie nun über MobileX-MIP for Field Service ihre Auftragsliste und können Rückmeldungen zu Fahrtzeiten und Status schnell und einfach eingeben, ohne dafür ihren Laptop hochzufahren.

Positive Bilanz

Nach der stufenweisen Einführung von MobileX-Dispatch und MobileX-MIP for Field Service in Europa zieht WashTec eine durchwegs positive Bilanz: »Die Umstellung auf MobileX-Dispatch im Rahmen der Optimierung unserer Serviceprozesse hat die Transparenz in der Einsatzplanung erhöht, die Datenqualität verbessert und die manuelle Bearbeitung deutlich reduziert. Unsere Disponenten haben die Lösung gut angenommen. Die Techniker können mit der App ihren Status nun mit nur wenigen Klicks aktualisieren«, fasst Peter Reindl, Projektleiter bei der WashTec AG, zusammen.

Einsatzplanung und Service aus der Cloud

Die Verlagerung von Service- und Instandhaltungsprozessen in die Cloud ist der nächste logische Schritt in der digitalen Transformation von Serviceunternehmen. Deswegen bietet die MobileX AG ihr Portfolio nun auch als SaaS-Lösungen an. Damit können Unternehmen die bekannte On-Premise-Software zur Einsatzplanung, MobileX-Dispatch, sowie zur mobilen Anbindung von Außendiensttechnikern, MobileX-MIP for Field Service und MobileX-CrossMIP, ab sofort als SaaS-Lösung beziehen. Dabei erhalten Kunden den gleichen, bewährten Funktionsumfang der Lösungen wie bei der Bereitstellung vor Ort, sparen sich jedoch den Betrieb der Lösung, können schneller starten und flexibler mit den Anforderungen wachsen. Mit dem Schnittstellenkonzept der MobileX AG kann die Bereitstellung in der MobileX-Service-Cloud schnell erfolgen: Eine Testumgebung für beispielsweise SAP ERP (CS/PM) steht dank zertifiziertem MobileX-SAP-Add-On innerhalb von etwa drei Tagen betriebsfertig bereit. Natürlich können auch andere ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics CRM, NAV oder Axapta über standardisierte Webservices angebunden werden. Die Servicedaten der Unternehmen bleiben – trotz Cloud – weiterhin im ERP-System des jeweiligen Unternehmens.

Entscheidet sich ein Unternehmen für die MobileX-Service-Cloud, übernimmt die MobileX AG die Installation, den Betrieb und den Support der Lösungen. Die Abrechnung erfolgt in einem monatlichen Subskriptionsmodell nach Anzahl der User. So wissen Unternehmen genau, mit welchen Kosten sie für ihre Einsatzplanungs- sowie für ihre mobile Service- oder Instandhaltungslösung rechnen müssen. Es entfallen Investitionen in den Erwerb von Lizenzen, Serverinfrastruktur, Updates, Betrieb und Wartung. Diese Kostentransparenz erleichtert das Controlling, da Kosten pro User und Monat den Einsparungen pro User und Monat gegenüberstehen.

Zudem lassen sich im Cloud-Modell externe Dienstleister in den Serviceprozess eines Unternehmens integrieren. Dazu werden für jeden externen Partner eigene Mandanten im gleichen System ohne große Konfiguration oder Anpassung aufgesetzt. Dies erleichtert auch den Wechsel von Dienstleistern. Die MobileX-Service-Cloud passt sich flexibel an die Bedürfnisse von Unternehmen an und die Anzahl der Nutzer ist jederzeit nach den aktuellen Anforderungen der Serviceprozesse skalierbar.

Erschienen in Ausgabe: 08/2017

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